Przypomnienie o płatności faktury SMS dla firm i kiedy je wysłać

Krótka odpowiedź

Przypomnienie o płatności faktury najlepiej wysłać SMS-em trzy dni przed terminem i drugi raz w dniu po terminie. Pierwsza wiadomość jest uprzejma i zawiera kwotę, numer faktury i dane do przelewu. Druga mówi wprost, że płatność nie wpłynęła, i prosi o potwierdzenie przelewu. Dopiero trzecia, po siedmiu do czternastu dniach, ma charakter wezwania.

Dlaczego SMS, a nie sam e-mail

Faktura wysłana e-mailem ginie w skrzynce razem z kilkudziesięcioma innymi wiadomościami. Płatnik często nie jest nawet osobą, która ją otrzymała, bo adres należy do księgowości albo do dawnego pracownika. SMS trafia na telefon osoby, z którą masz kontakt, i zwykle zostaje odczytany w ciągu kilku minut.

To nie znaczy, że e-mail przestaje być potrzebny. Faktura i wezwanie formalne idą e-mailem lub pocztą. SMS służy do jednego: zwrócić uwagę na termin, zanim sprawa urośnie.

Kiedy wysłać przypomnienie

Sprawdza się prosty harmonogram trzech kroków. Wiadomość przed terminem, wiadomość po terminie i wiadomość z wezwaniem. Odstępy dopasuj do typu klienta. Stały klient z terminem 14 dni potrzebuje delikatniejszego rytmu niż nowy odbiorca z dużą kwotą.

Pierwsze przypomnienie, trzy dni przed terminem, ma sens szczególnie przy fakturach wysokich kwot i przy klientach, którzy płacą na ostatnią chwilę. Drugie, w dniu po terminie, łapie przypadki zwykłego zapomnienia. Po tygodniu bez wpłaty ton się zmienia, bo pojawia się już pytanie o przyczynę opóźnienia.

Jak napisać przypomnienie, żeby zadziałało

Treść musi zmieścić się w jednym SMS-ie, czyli około 160 znaków bez polskich liter diakrytycznych albo około 70 z nimi, zanim wiadomość zostanie podzielona na kilka części. Zawsze podaj numer faktury, kwotę, termin i numer rachunku lub link do płatności. Bez tych czterech elementów klient musi szukać faktury, a każdy dodatkowy krok zmniejsza szansę na zapłatę.

Przykład uprzejmy, przed terminem: „Dzień dobry, przypominamy o fakturze FV 24/10/118 na 1 230 PLN z terminem 5.11. Numer rachunku w mailu z fakturą. Firma Kowalski”. Przykład po terminie: „Faktura FV 24/10/118 na 1 230 PLN nie została opłacona w terminie 5.11. Prosimy o wpłatę lub potwierdzenie przelewu. Firma Kowalski”. Obie wersje są zwięzłe, nie oskarżają i nie grożą.

Unikaj sformułowań, które brzmią jak groźba, zanim minie czas na polubowną spłatę. Klient, który poczuje się źle potraktowany, zapłaci, ale kolejnego zlecenia już nie złoży. Ton wezwania zostaw na etap, w którym naprawdę go potrzebujesz.

Ręcznie czy automatycznie

Przy kilku fakturach miesięcznie przypomnienie można wysłać z telefonu. Przy kilkudziesięciu pojawia się problem, bo ktoś musi pamiętać o terminach, pilnować, kto już dostał wiadomość, i nie wysłać przypomnienia klientowi, który zapłacił rano. Tu wygrywa automat podłączony do systemu fakturowania.

Panel Powiadomienie pozwala zaplanować serię wiadomości względem terminu faktury i zatrzymać ją, gdy płatność zostanie oznaczona. W planie Biznes terminy przekazujesz przez API SMS i webhooki, więc firma, która wystawia faktury w programie księgowym, nie przepisuje ich ręcznie. Gotowe wzory kolejnych kroków znajdziesz na stronie SMS windykacyjny i przypomnienia o płatności.

Ile to kosztuje, a ile kosztuje zaległa faktura

Plan Start kosztuje 99 PLN netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym i zawiera 300 SMS, więc seria trzech przypomnień do stu faktur miesięcznie mieści się w pakiecie. Jedna opóźniona o dwa miesiące faktura na 1 200 PLN obciąża przepływy firmy bardziej niż roczny abonament. Aktualne stawki podaje cennik.

Zgody i dane

Przypomnienie o niezapłaconej fakturze dotyczy wykonanej umowy, więc jest informacją transakcyjną, a nie reklamą. Wysyłaj je na numer podany przez klienta w związku ze współpracą. Nie umieszczaj w SMS-ie więcej danych, niż potrzeba: numer faktury i kwota wystarczą, a nazwa towaru czy usługi nie jest potrzebna. Jeżeli klient prosi o zaprzestanie wiadomości, wpisz go na listę wykluczeń.

Co dalej, gdy SMS nie pomoże

Jeśli po dwóch przypomnieniach i wezwaniu płatność nie wpływa, warto policzyć należne odsetki za opóźnienie i rekompensatę za koszty odzyskiwania, a dopiero potem wybrać sposób dochodzenia roszczenia. Ułatwia to kalkulator odsetek i rekompensaty od faktury, który zamienia kwotę i termin w gotową kwotę do wezwania.